V upravnem postopku sme stranka vse do izdaje odločbe dopolnjevati in pojasnjevati svoje trditve, razen v primeru, ko je izvedena ustna obravnava. Če dopolnjuje in pojasnjuje svoje navedbe po opravljeni ustni obravnavi, mora v skladu z 2. odstavkom 146. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) opravičiti,  zakaj tega ni storila najkasneje na obravnavi. To pa pomeni, da lahko stranka (ali stranski udeleženec) vse do izdaje odločbe dopolnjuje svoje navedbe in organu posreduje nova dokazila, v kolikor so izpolnjeni zgoraj omenjeni pogoji.

V skladu s 1. odstavkom 62. člena ZUP se upravni postopek vodi v slovenskem jeziku, kar pomeni, da se v slovenščini vlagajo vse vloge, pišejo vse odločbe, sklepi, zapisniki in druga dejanja v postopku. To velja tudi za dokaze – listini, sestavljeni v tujem jeziku, je treba predložiti tudi overjen prevod, če je to potrebno (177. člen ZUP). Šteje se, da te potrebe ni, kadar uradna oseba, ki vodi postopek pozna tuj jezik v katerem je listina sestavljena, oziroma, če se vloga vloži v jeziku narodnih skupnosti. Kršitev pravil glede rabe jezika predstavlja bistveno kršitev pravil upravnega postopka (5. točka 2. odstavka 237. člena ZUP), zato je dosledno spoštovanje teh določb še posebej pomembno.

Če vloga (vključno z listinami) ni vložena v slovenskem jeziku, mora v skladu s 7. odstavkom 62. člena ZUP organ ravnati kot v primeru nepopolne oziroma pomanjkljive vloge. Vloge zaradi nepopolnosti ni dovoljeno zavreči, temveč mora organ v skladu s 67. členom ZUP v petih delovnih dneh zahtevati, da se pomanjkljivosti odpravijo in za odpravo določiti vložniku rok. ZUP ne določa, kakšen rok mora biti vlagatelju na voljo za odpravo pomanjkljivosti (gre za odločitev organa – procesni rok).

V primeru torej, da organ tik pred izdajo odločbe in še celo po opravljeni ustni obravnavi prejme vlogo v tujem jeziku, mora najprej ugotoviti, če je vloga opravičeno vložena po ustni obravnavi (to je odvisno od same vsebine vloge, datuma nastanka listine in drugih okoliščin konkretnega primera). Če ugotovi, da je opravičena, mora listino v tujem jeziku obravnavati kot nepopolno vlogo in vložniku omogočiti odpravo te nepopolnosti (mora mu omogočiti, da predloži overjen prevod v slovenski jezik v določenem roku).

Ko pridobi takšen prevod, pa mora dati tudi ostalim strankam v postopku možnost, da se o takšni vlogi izjavijo (zopet v roku, ki ga določi organ). Uradna oseba mora namreč omogočiti stranki na ustni obravnavi ali izven nje, da se med drugim izreče o predlogih in ponujenih dokazih in da sodeluje pri izvedbi dokazov (2. in 3. točka 3. odstavka 146. člena ZUP). Organ ne sme izdati odločbe preden se stranki ne da možnost izjaviti o dejstvih in okoliščinah, ki so pomembna za izdajo odločbe (4. odstavek 146. člena ZUP). Za izvedbo pisnih dokazov, ki se predložijo kasneje pa sicer po 3. odstavku 163. člena ZUP ni potrebno znova razpisati ustne obravnave, je pa treba stranki omogočiti, da se o izvedenih dokazih izjavi.

V primeru, če organ vloge stranke ne upošteva, je lahko podana bistvena kršitev pravil postopka, to pa lahko vpliva na zakonitost odločbe. Zaradi navedenega je od organa smiselno pričakovati, da bo upoštevaje zgoraj navedene procesne določbe ZUP glede opravičenosti zamude vlogo vlagatelja obravnaval. Pri vlogi v tujem jeziku to pomeni, da ga bo pozval k predložitvi overjenega prevoda oziroma ga, v kolikor razume jezik, v katerem je priloga – listina sestavljena, k predložitvi overjenega prevoda niti ne bo pozival. V vsakem primeru pa bo moral dati ostalim strankam v postopku možnost, da se o vlogi in predloženih listinah izjavijo.

Neža Zupančič