Občinski svet odloča na svojih sejah, ki jih skliče župan najmanj štirikrat letno, skladno s statutom občine in poslovnikom občinskega sveta. Kot določa Zakon o lokalni samoupravi, pa se lahko v primeru naravne ali druge hujše nesreče, epidemije ali v drugih izrednih okoliščinah, skliče seja na daljavo s pomočjo informacijsko-komunikacijske tehnologije, ki pa se zvočno in slikovno snema.

Glede na določbo 4. odstavka 35. člena Zakona o lokalni samoupravi[1] (v nadaljevanju: ZLS) se lahko seja občinskega sveta v primeru naravne ali druge hujše nesreče, epidemije ali drugih izrednih okoliščin, v kolikor bi izvedba seje z osebno navzočimi člani občinskega sveta predstavljala tveganje za zdravje in varnost članov občinskega sveta, in je to nujno zaradi sprejetja odločitev, s katerimi ni mogoče odlašati, izvede na daljavo.

Tako izvedena seja s pomočjo informacijsko-komunikacijske tehnologije se zvočno in slikovno snema, ne pa tudi javno predvaja.

Snemanje seje občinskega sveta in objava posnetka tega posnetka (npr. na spletu) je v nekaterih primerih dopustna, če so izpolnjeni določeni pogoji in če je zagotovljeno, da se zmanjša poseg v zasebnost posameznikov - občinskih svetnikov in drugih udeležencev seje občinskega sveta.

Snemanje sej občinskega sveta mora biti primarno urejeno v aktih občine. Občinski svet ima tako vedno možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje.

Občinski svet mora tako zagotoviti tudi ustrezno podlago, da se lahko osebni podatki prisotnih na seji občinskega sveta obdelujejo. Kot podlaga, da se lahko osebni podatki obdelujejo je možna predvsem:   

• osebna privolitev posameznika ali
• zakonit interes.

Posamezniki, ki so udeleženi na seji občinskega sveta, morajo biti vnaprej seznanjeni o snemanju seje občinskega sveta, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le - ti uporabljali (npr. za namen zapisa zapisnika, za namen posredovanja posnetka medijem ali za namen objave na svetovnem spletu oziroma drugo) in koliko časa se bodo hranili.

V kolikor so o pogojih posamezniki dovolj natančno obveščeni že na podlagi določb v poslovniku, se šteje, da se z obdelavo strinjajo že s tem, ko so prisotni na seji. V kolikor pa poslovnik takšnih določb ne predvideva, je potrebno, da se od udeleženih pridobijo ustrezne privolitve.

Kot je poudaril že Informacijski pooblaščenec v svojem mnenju[2], je snemanje in objava posnetkov sej občinskega sveta dopustna, če so hkrati izpolnjeni pogoji:

1. obstaja      vsakokratna predhodna privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa je      opravljena presoja za konkretni primer snemanja glede na določbe 4.      odstavka 9. člena ZVOP-1 in je v poslovniku oziroma ustreznem aktu jasno      navedeno kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se posnetki predvajajo na      določeni spletni strani občine;
2. je v      poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeljeno, za kakšen namen      se seje občinskega sveta snemajo in javno predvajajo;
3. je      poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej občinskega sveta ter da so      ti nanj opozorjeni tako, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo      vsebino in da z njim soglašajo;
4. se      posnetki sej ali njihovih delov, iz katerih je javnost izključena zaradi      obdelave varovanih osebnih podatkov, ne objavljajo javno in da se te seje      oziroma deli sej eventualno snemajo le zvočno z namenom priprave      zapisnika;
5. se      posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave – po javnem predvajanju      sej (kot je določeno) oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje      (tudi to mora biti navedeno v poslovniku).

Izpostaviti je treba, da zvočni posnetki, poleg osnovnih osebnih podatkov (ime in priimek, funkcija, ipd.) lahko vsebujejo tudi druge osebne podatke, kot so glasovne značilnosti prisotnih na seji (barva glasu, motnje,….), frekvenčne značilnosti zvoka, jezikovne značilnosti, druge spreminjajoče osebnostne značilnosti, itd. Glas predstavlja biometričen podatek. To pomeni, da je glas vsakega posameznika edinstven in predstavlja identifikator posameznika. Z glasom namreč pridobimo tolikšno množico osebnih podatkov, da se da posameznika z njimi natančno in nedvoumno določiti.[3]

ZLS podrobneje ne ureja namenov in pravil v zvezi s snemanjem občinskih sej, ki so izvedene v izrednih okoliščinah. Pri tem je zato pomembno, da se upoštevajo vsi akti, ki zavezujejo občinski svet, skladno s pričakovanji, ki jih glede na obstoječo pravno podlago v zvezi s snemanji sej imajo posamezniki v občinskem svetu.

Občinski svet mora zaradi varstva osebnih podatkov posameznikov, ki so na seji udeleženi, v zvezi z obdelavo teh posnetkov skrbno ravnati in paziti, da ne bi kršil varstva osebnih podatkov posameznikov.

Pripravila:

Urška Stopar, mag. prava