Vlada RS je dne 18.11.2020 ponovno razglasila epidemijo z veljavnostjo 30 dni, ki je bila dne 18.12.2020 podaljšana še za 30 dni. Dne 25.11.2020 je Državni zbor potrdil sprejel Zakon o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije COVID-19 (»ZIUOPDVE« ali »PKP6«), ki je stopil v veljavo 27.11.2020. PKP6 med drugim posega tudi na področje poslovanja gospodarskih družb v RS, in sicer z začasno spremembo ZGD-1 s katero se omogoča drugačna – elektronska ali virtualna izvedba skupščin gospodarskih družb, kljub temu, da statut ali poslovnik družbe opredeljuje zgolj skupščino s fizično prisotnostjo delničarjev.

Začasne spremembe ZGD-1 veljajo le za skupščine, sklicane v času razglašene epidemije, pod določenimi pogoji pa tudi za skupščine, ki so bile sklicane pred uveljavitvijo PKP6, torej pred 27.11.2020.

Elektronska skupščina

Na podlagi veljavnega četrtega odstavka 297. člena ZGD-1 lahko delniške družbe v statutu določijo možnost udeležbe in glasovanja pred skupščino ali na njej z uporabo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti. V tem primeru mora biti v statutu predvidena ta možnost in določen postopek za izvedbo takšne skupščine.

Glede na veljavno ureditev bi bilo torej potrebno za izvedbo elektronske skupščine spremeniti statut družbe (po določenem postopku na skupščini družbe), zato se s PKP6 določa možnost za izvedbo skupščin s pomočjo elektronskih sredstev brez fizične prisotnosti delničarjev na skupščini (tj. elektronska skupščina) brez predhodne spremembe statuta. Poslovodstvo mora zgolj pridobiti soglasje nadzornega organa. V tem primeru skupščina poteka v kraju, določenem v sklicu skupščine, delničarji pa imajo na izbiro, da so na skupščini prisotni fizično (ob upoštevanju vseh varnostnih zahtev in omejitev glede zajezitve širjenja virusa) ali na daljavo z uporabo elektronskih sredstev.

Pravica do izbire načina sodelovanja na skupščini velja le za delničarje, ne pa tudi za sklicatelja, predsednika skupščine ter notarja, za katere se fizična prisotnost na kraju sklica skupščine še vedno predvideva.

 Virtualna skupščina

Skladno s sprejetim PKP6 lahko skupščina v celoti poteka brez fizične prisotnosti delničarjev, pooblaščencev in drugih udeležencev. Skupščina se torej izvede kot virtualna skupščina, česar do sedaj veljavni ZGD-1 ni dopuščal, PKP6 pa za izvedbo takšne skupščine določa kumulativno izpolnitev pogojev:

• virtualna skupščina se izvede na predlog poslovodstva in po pridobljenem soglasju s strani organa nadzora; poslovodstvo določi pravila postopka virtualne skupščine ter jih objavi na enak način kot sklic skupščine;
• družba mora zagotoviti prenos slike in tona celotne skupščine v realnem času;
• družba mora zagotoviti pogoje za ugotavljanje identitete delničarjev ali njihovih pooblaščencev;
• glasovanje delničarjev ali njihovih pooblaščencev na skupščini mora biti možno z uporabo elektronskih sredstev;
• zagotovljeni so pogoji za varno elektronsko komuniciranje in
• da lahko delničarji uresničujejo delničarjevo pravico do obveščenosti iz 305. člena ZGD-1 z uporabo elektronskih sredstev.

Identiteto na virtualni ali elektronski skupščini prisotnih ali zastopanih delničarjev in njihovih zastopnikov preveri oseba, ki je sklicala skupščino, ali predsednik skupščine, pri sestavi zapisnika elektronske ali virtualne skupščine pa se dodatno navede tudi način ugotovitve vsebine glasov.

Brez sprememb statuta lahko poslovodstvo na podlagi določb PKP6 s soglasjem organa nadzora določi še, da lahko delničarji glasujejo tudi po pošti pred zasedanjem skupščine.

Posnetki skupščin

Na podlagi začasno spremenjenih določb ZGD-1 se torej poenostavljajo oziroma rahljajo pogoji za sklic in izvedbo elektronske oziroma virtualne skupščine, pri čemer pa interventni zakon ne določa ničesar glede morebitnega zvočnega ali slikovnega snemanja takšnih skupščin za namene dokazovanja poteka, vsebine in sprejemanja odločitev skupščine. Na takšni podlagi bi namreč bilo olajšano dokazovanje v primeru sodnih sporov, ki se nanašajo na sklepe in sam potek skupščine. Iz zvočnega oziroma slikovnega posnetka skupščine je mogoče jasneje in natančneje ugotoviti izjave in dejanja vseh deležnikov na skupščini kot s samim zaslišanjem prič v morebitnem sodnem postopku.

S snemanjem se osebni podatki obdelujejo na drugačni ravni, kot če seja poteka s fizično prisotnostjo delničarjev in drugih udeležencev oz. zgolj virtualno (brez snemanja). Zvočno in slikovno snemanje namreč predstavlja določeno kombinacijo osebnih podatkov, s katerimi se posameznik identificira. Že sam posnetek glasu predstavlja biometrični podatek, saj ta pove veliko več o osebi, kot če je narejen zgolj prepis zvočnega posnetka.

Družba mora torej poskrbeti, da bo morebitni posnetek skupščine, shranjen in obdelovan v skladu z določbami predpisov s področja varstva osebnih podatkov.

Snemanje virtualnih sej s strani družbe, brez da bi bila za to podana ustrezna pravna podlaga, kot je na primer privolitev ali podlaga v statutu družbe, tako pomeni kršitev varstva osebnih podatkov, saj je za vsako obdelavo osebnih podatkov potrebno zagotoviti ustrezno pravno podlago, pri čemer je v primeru obdelave biometričnih podatkov pravno podlago potrebno še toliko bolj utemeljiti. Posebno pozornost se tako mora nameniti tudi preprečevanju morebitnih nepooblaščenih snemanj s strani prisotnih (na primer s telefonom), saj se lahko s tem družba izpostavi tveganjem s področja varovanja poslovne skrivnosti, prekrškovnim postopkom in civilnim zahtevkom.

Pripravili:

Mojca Marovt

Urška Stopar